Proceso administrativo

PROCESO ADMINISTRATIVO  Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. 

 El proceso administrativo se define como el conjunto de pasos o etapas sucesivas e interrelacionadas entre sí, a través de las cuales se efectúa la administración.

Elementos del proceso administrativo

Realizar un cuadro que contenga definición de proyecto, principales procedimientos para la realización de un proyecto y los principales procedimientos para la elaboración de un proyecto.

Proyecto	Podría definirse a un proyecto como el conjunto de las actividades que desarrolla una persona o una entidad para alcanzar un determinado objetivo. Estas actividades se encuentran interrelacionadas y se desarrollan de manera coordinada.
Principales procedimientos para la realización de un proyecto	¿Cómo nacen las ideas? Marco conceptual Marco teórico Teorías Marco metodológico ¿Cómo seleccionar una muestra de investigación? Recolección de datos para una investigación Pasos para construir un sistema de observación   Conclusiones y recomendaciones Bibliografía
Principales procedimientos para la elaboración de un proyecto	1.    1.-Identificar la necesidad del negocio. ¿Por qué vamos a hacer el proyecto?, ¿Cuál es la necesidad que vamos a satisfacer?. 2.    2.-Establecer el Objetivo SMART del Proyecto. Estos objetivos deben específicos, Medibles,Alcanzables, Relevantes, y acotados en el Tiempo. También es importante darle un nombre adecuado al proyecto, que tenga un significado y pueda ser usado para posicionarlo en la mente del equipo del proyecto y de sus clientes. 3.    3.-¿Cuál es el entregable? Es importante describir adecuadamente el producto que entregaremos al cliente al final del proyecto. 4.    4.-Identificar a los Stakeholders y sus necesidades de comunicación. Los Stakeholders son todas las personas interesadas en el proyecto, comenzando por el Gerente del Proyecto, su equipo, el o los promotores, el cliente, la comunidad, etc. 5.    5.-¿Cuál es el alcance del Proyecto?. Acordar el alcance del Proyecto con el cliente y los promotores del proyecto. Muchas veces a lo largo del proyecto se nos pide que incluyamos algo que no estaba en el alcance e irremediablemente se afectan los otros factores que componen la triple restricción en los proyectos Alcance-Tiempo-Costo. 6.    6.-Identificar las premisas del proyecto. ¿Cuáles son las suposiciones de las cuales partimos? 7.    7.-Identificar las restricciones del proyecto. ¿Qué nos limita? ¿Los horarios, el clima, la disponibilidad de divisas, el presupuesto, la disponibilidad de maquinarias especializadas? 8.    8.-Identificar y analizar los riesgos del proyecto. ¿Cuáles son aquellos factores que podrían poner en riesgo el éxito del proyecto?, ¿Qué probabilidad de ocurrencia tienen?, ¿Cuál sería su impacto?, ¿Qué debemos hacer para mitigar o eliminar esos riesgos? 9.    9.-Documentar y comunicar el plan del proyecto. Documentar el plan integrado y las bases de su creación, los progresos, llevar una bitácora del proyecto, las lecciones aprendidas y comunicar el plan a todos los stakeholders. 10.-Integrar al equipo del proyecto. Compartir la visión del proyecto, tener una comunicación asertiva, darse retroalimentación frecuente, compartir el conocimiento, mantenerse saludable, física y emocionalmente y mantener un balance vida-trabajo.

Cuadro comparativo de la clasificación de las empresas.

Por su tamaño	Microempresa, pequeña empresa, mediana empresa y gran empresa.
Giro	Industriales, comerciales, servicios y financieras.
Por su origen de capital	Públicas, privadas y mixtas.
Tipo de régimen fiscal	La elección de la forma jurídica, el empresario individual y la comunidad de bienes.

Realizar un mapa conceptual sobre Análisis y Matriz FODA incluir pasos y elementos para su elaboración.

Realizar un mapa conceptual sobre análisis situacional, que contenga el concepto, partes y modelos para efectuar un análisis situacional eficaz.

Actividades del proceso de planeación y organización.

Evento cultural:

Se realizara en el relleno

Lo cuales planearemos varias actividades,  ya sea baile, canto, poesía, entre otros.

Las personas que estén interesadas, se comunicaran un encargado del staff, en nuestras redes sociales, para revisar el día del evento y otros detalles.

Tendrá un tiempo de presentación de 5 a 30 minutos cada participante.

Admisión al evento:

Serán todas las personas de cualquier edad.

No se entraran personas en estado de ebriedad o enfermas mentalmente, por la seguridad de las personas.

Se hará un listado de las personas que participaran en el evento, pueden ser personas de todas las edades, las que participen.

La admisión del evento será un kilo de frijol, arroz entre otras cosas.

Consultar sobre las barreras, tipos de proceso y reglas para mejorar la comunicación en las Organizaciones.

Cuadro sinóptico sobre la definición Dirección, Liderazgo, estilos y componentes. Incluir la parte de motivación.

Cuadro sinóptico de la organización en el proceso administrativo, concepto, proceso de organización y departamentalización.

Sectores productivos

Control en el proceso administrativo

Sabemos que el proceso administrativo, es un conjunto de pasos, etapas o fases mediante las cuales se aprovechan los recursos con los que cuenta una empresa. Estas etapas se dividen en planeación, dirección, organización y control.

Como observamos el control es la última etapa del proceso administrativo. Esta etapa consiste en medir y corregir el desempeño de los subordinados para asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados. Tiene las siguientes variantes:

1. Función restrictiva y coercitiva: se utiliza evitar los desvíos indeseables o comportamientos no aceptados: Se usa para delimitar las funciones y así prohibir la libertad de los subordinados cuando realizan sus actividades, dentro de la empresa.

2. Sistema automático de regulación:  Cuando se detecta que las actividades o funciones de los subordinados se han desviado o presentan irregularidades, esta regulación hará volver  a los subordinados a las actividades ya planeadas.

3. Función administrativa:  Como ya lo dijimos, el control forma parte del proceso administrativo, junto con la planeación, la organización y la dirección.

Objetivo del control

El objetivo de esta función administrativa es la de ver que todo se haga conforme fue planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición.

Proceso del control

A fin de identificar los errores o desvíos para así corregirlos y evitar su repetición, el Control tiene un proceso o fases a seguir:

1. Establecimiento de estándares: establece los criterios de evaluación o comparación. Existen cuatro tipo de estándares:
1. Estándares de cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de existencias, materias primas, número de horas de trabajo.
2. Estándares de calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.
3. Estándares de tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de elaboración de un producto.
4. Estándares de costos: establece los costos de producción, administración, costos de ventas.
2. Evaluación del desempeño: tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
3. Comparación de desempeño con el estándar establecido: compara el desempeño de las funciones realizadas con el que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvió o variación o algún error o falla con relación al desempeño esperado.
4. Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado.

Existen diferentes tipos de control, entre los principales se encuentran:

• Control Preliminar: Son los realizados antes que el proceso operacional comience. Esta incluye la creación de políticas, procedimiento y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.
• Control Concurrente: Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que acurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas.
• Control de Retroalimentación: Se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones.

El control es uno de los pasos más importantes dentro del proceso administrativo, ya que en este, se observan todas las irregularidades que se presentaron en el proceso y facilita que se vuelvan a hacer de acuerdo a su planeación. Sin embargo, todos los pasos son importantes y se deben de cumplir cada uno a su tiempo, utilizando la herramienta necesaria para mantener un buen control de la organización, por lo tanto es de vital importancia comprender estas herramientas y generar los cambios necesarios en la empresa.

El organigrama

Un organigrama es un esquema de la organización de una empresa, entidad o de una actividad. El término también se utiliza para nombrar a la representación gráfica de las operaciones que se realizan en el marco de un proceso industrial o informático. Y se pueden clasificar por:

1. Por su naturaleza: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

·       Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.

·         Macroadministrativos: Involucran a más de una organización.

·     Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.

2. Por su finalidad: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

·         Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.

·     Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.

·    Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.

·    Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.

3. Por su ámbito: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

· Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.
Ejemplo:

·       Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.
Ejemplo:

4. Por su contenido: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

·         Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.

Ejemplo:

·         Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.
Ejemplo:

·         De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

5. Por su presentación o disposición gráfica: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

·         Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.

·         Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

·         Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.

·         De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

·         Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.

Consultar las lecturas de los modelos de negocios y los 6 tipos de sociedades que hay en México.

Detectar oportunidades de negocio de acuerdo a las necesidades del entorno

Mapa conceptual sobre la importancia de acortar los productos cuando se busca generar ideas